Tratamiento de los datos en el ámbito laboral

La Agencia Andorrana de Protección de Datos (APDA) ha emitido una nueva guía informativa sobre el “Tratamiento de los datos personales en el ámbito laboral”, que aporta claridad sobre los tratamientos de los datos de las personas trabajadoras así como de sus deberes y obligaciones a través de instrucciones y buenas prácticas.

Andorra Tarinas somos especialistas en protección de datos. Si tienes alguna duda, estaremos encantados de resolverla.

¿Cuáles son los puntos más importantes que establece esta guía sobre la gestión de candidatos y recursos humanos?

1.- Hay que hacer una diferencia entre lo que se entiende por datos personales y datos profesionales.

Entendiendo que hay datos de empresas unipersonales que identifican claramente a una persona física y datos empresariales como los correos electrónicos nom.cognom@organitzacio.ad o números de teléfono, la APDA indica que la determinación de si los datos se tienen que clasificar como personales o profesionales dependerá de la finalidad de su recogida y tratamiento. Es decir, si el objetivo es establecer o mantener una relación profesional los datos se tendrán que considerar profesionales. En cambio, cuando los datos se usan por finalidades que van más allá de la relación profesional (como podría ser contactar con un trabajador por asuntos no relacionados con la empresa), los datos se tendrán que considerar personales.

Dentro de esta diferencia entre datos personales y profesionales es importante tener en cuenta que las medidas para salvaguardar la privacidad y los derechos de las personas implicadas será mayor cuando sean datos personales. En cuanto a los datos personales el importante es garantizar un buen uso.

2.-Hay que justificar el tratamiento de los datos de las personas trabajadoras

Por otro lado, la APDA indica que hace falta que cada empresa, Responsable del Tratamiento, identifique las finalidades del tratamiento y cómo se justifica (base jurídica) este tratamiento. De bases jurídicas, es decir, justificaciones por las cuales se puedan tratar los datos en el contexto de la gestión de recursos humanos pueden ser:

1. Que el tratamiento de los datos sean necesario para cumplir con una obligación legal de la empresa. Por ejemplo: obligaciones relacionadas con la CASS.
2. Por la ejecución del propio contrato laboral o aplicación de medidas pre-contractuales: salario, horario de trabajo, funciones y responsabilidades…
3. Para satisfacer intereses legítimos perseguidos por la empresa o de la propia persona interesada. Medidas de seguridad y protección del puesto de trabajo, sistemas de videovigilancia para proteger inmuebles e instalaciones.
4. El consentimiento de la persona trabajadora cuando no encontramos otra justificación. Grabación de un clip promocional en un espacio de trabajo que muestre empleados identificables.

Así mismo, la propia guía añade una mesa orientativa que indica todas las bases legitimadoras concretas.

3.-Las empresas no pueden tener acceso a cualquier tipo de dato personal de las personas trabajadoras

El tratamiento de los datos de las personas trabajadoras tiene que ser adecuado, pertinente y limitado a aquello necesario para las finalidades para las cuales son tratadas.

4.-Hay que informar a los trabajadores sobre el tratamiento de sus datos

Junto con el contrato de trabajo hará falta que la empresa informe a las personas trabajadoras sobre los tratamientos de datos

5.-Aspectos claves a tener en cuenta en los procesos de selección de personal y captación de CV

La base jurídica que justifica el tractament és diferent si: a) és una selecció de personal per vacants concretes, sent que el tractament es justifica per les mesures pre-contractuals; o bé, si es recullen CV sense seleccionar per a possibles futures vacants, sent que cal el consentiment.

La base jurídica que justifica el tratamiento es diferente si: a) es una selección de personal por vacantes concretas, siendo que el tratamiento se justifica por las medidas pre-contractuales; o bien, si se recogen CV sin seleccionar para posibles futuras vacantes, siendo que hace falta el consentimiento.

Cuando las empresas quieran tratar los datos para realizar procesos de selección de candidatos tendrán que, entre otros:

• Informar sobre el tratamiento de los datos.
• Valorar si necesitan un informe para verificar la experiencia laboral y en caso de ser necesario, un documento válido sería el documento acreditativo de la vida laboral de la CASS.
• Pedir el consentimiento si quieren realizar test psicotécnicos, de personalidad o pruebas psicológicas.
• Tener en cuenta el periodo de conservación. Siendo que si hay un proceso de selección y la persona candidata no es contratada, si estos datos se quieren conservar, haría falta su consentimiento para un tratamiento futuro. En caso contrario se tendrá que destruir el currículum y proceder a la supresión y bloqueo de los datos personales.
• Así mismo, las empresas no pueden tratar los datos de las redes sociales de las personas trabajadoras para realizar indagaciones, sacado si estas están relacionadas con fines profesionales. Además, tampoco se puede solicitar amistad a personas candidatas porque estas proporcionen acceso.
• En los casos de grupos empresariales, cuando la persona candidata no obtenga el lugar que había solicitado, pero haya una vacante en otra empresa del grupo, hará falta el consentimiento por la cesión.

6.- Aspectos claves en la gestión de recursos humanos:

• Gestión de nóminas: hace falta que las nóminas solo contengan información esencial, limitada en la declaración de la renta y deducciones basadas en el contrato de trabajo. Así mismo, si la empresa contrata una empresa externa que realice las nóminas, será considerada encargada del tratamiento.
• Control laboral: la finalidad de control laboral no es lícita conforme a la normativa andorrana de protección de datos.
  • Se puede realizar una planificación horaria y un recuento de horas y garantizar la integridad de los bienes y herramientas de trabajo. Pero la normativa andorrana no prevé mesurar el rendimiento o el control de los trabajadores.
  • Las cámaras de videovigilancia no se pueden emplear para llevar a cabo un control de la actividad de los trabajadores. Tampoco los sistemas de geolocalización en vehículos de empresa.
• Categorías especiales de datos: de manera general las empresas no pueden solicitar datos como: afiliación sindical, ideología política, creencias religiosas u orientación sexual; salvo excepciones concretas.
• Datos biométricos:
  • Siendo que la normativa andorrana no se encuentra la capacidad del empresario de realizar un control laboral, solo sería lícita si se le ofrece otra alternativa que no comporte el tratamiento de este tipo de datos.
  • En caso de que se opte por este sistema, hará falta el consentimiento.
• Registro de la jornada laboral: se recomienda un sistema el menos invasivo posible y tiene que cumplir con los principios básicos de la protección de datos.
• Herramientas de trabajo: el empresario puede llevar a cabo accesos, controles y vigilancia de las herramientas de trabajo propias sin vulnerar los derechos y libertades de los trabajadores.
• Teletrabajo: hace falta que cuando las empresas realicen políticas, protocolos y procesos tengan en cuenta la realización del teletrabajo para gestionar los riesgos.
• Comunicación de datos en grupos empresariales: cuando se comparten datos entre empresas del mismo grupo debe haber un interés legítimo, como por ejemplo, finalidades administrativas internas. En todo caso, hay que revisar la estructura del grupo y disponer de los filtros adecuados.
• Extinción de la relación laboral:
  • Una vez extinguida, los datos se tienen que bloquear. En caso de que se quiera contactar con la persona en un futuro, habrá que solicitarle el consentimiento.
  • Para compartir datos de un antiguo empleador con un futuro empleador, hace falta el consentimiento explícito del trabajador.